Musisz wysłać ważną wiadomość, ale nie jesteś pewien, jak się za to zabrać? Zobacz jak napisać oficjalnego e-maila, by zrobić dobre wrażenie na odbiorcy.

Prawidłowe przywitanie

Pierwsze pytanie odnośnie tego, jak napisać oficjalnego e-maila nasuwa się już na samym początku, gdy postanowisz przywitać się z odbiorcą. Powitanie z pewnością musi się znaleźć w wiadomości, ale jak zacząć właściwie w oficjalnym obiegu?

Jeżeli piszesz maila do klienta czy nowego współpracownika, na pewno przesadą nie będzie rozpoczęcie od słów „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”. Możesz też dodać imię adresata. Jeśli zastanawiasz się, czy na początku i w dalszej części maila pisać Pan/Pani wielką literą czy małą, zawsze lepszym wyjściem będzie wielka litera. Ona po prostu nie może zaszkodzić. Wielka litera świadczy o szacunku do odbiorcy – a raczej nikt nie obrazi się na Ciebie za to, że okazujesz nadmiar szacunku.

Nieco luźniejszym przywitaniem, ale wciąż znakomicie sprawdzającym się w oficjalnej korespondencji, jest „Dzień dobry”. Jeśli zastanawiasz się jak napisać oficjalnego e-maila i masz wątpliwości, czy sytuacja wymaga najwyższego stopnia formalizmu czy też można pisać nieco mniej oficjalnie, klasyczne życzenie dobrego dnia będzie zawsze trafnym wyborem. Wiele osób stosuje tę formę na co dzień, zarówno do komunikacji z nowopoznanymi osobami, jak i stałymi współpracownikami lub klientami.

Właściwy adres e-mail

Obok tego, jak napisać oficjalnego e-maila, duże znaczenie ma również to, z jakiego adresu wysyłasz wiadomość. Odbiorca może widzieć zarówno sam adres, jak i etykiety (np. imię i nazwisko zamiast adresu – zależy to od ustawień wprowadzonych na danej skrzynce). Przed wysłaniem ważnej wiadomości upewnij się, że oba te elementy nie są nieodpowiednie. Mowa przede wszystkim o sytuacjach, w których maila zakładałeś np. na potrzeby jakiegoś forum, gry czy portalu randkowego i wpisałeś zabawną nazwę. W oficjalnym obiegu będzie to wyglądało nieprofesjonalnie.

Uwaga na wielu adresatów

Może się zdarzyć, że chcesz wysłać maila do wielu adresatów lub odpowiadasz na wiadomość, która była wysłana do kilku osób. W obu przypadkach sprawdź dokładnie, jakie adresy pojawiły się w polu „odbiorca”. Dlaczego to ważne?

Po pierwsze, nie należy ujawniać czyiś danych kontaktowych innym osobom. Jeśli chcesz wysłać jednego maila do kilku klientów, pamiętaj, by wyświetlanie adresów było ukryte. W przeciwnym wypadku każdy odbiorca zdobędzie maile pozostałych adresatów.

Jeśli chcesz napisać oficjalnego maila jako odpowiedź lub forward również powinieneś dokładnie sprawdzić pole „odbiorca”. Mogą się tam automatycznie pojawić wszystkie osoby biorące udział w dyskusji, podczas gdy Twoja odpowiedź będzie adresowana np. tylko do ostatniego uczestnika korespondencji.

Warto również dokładnie sprawdzić, czy przypadkiem pod wysyłanym mailem nie dokleiły się poprzednie wiadomości. Niektóre skrzynki pocztowe (np. Gmail), automatycznie chowają starą korespondencję, przez co niektórzy użytkownicy nie zdają sobie sprawy z jej istnienia. Może się więc zdarzyć, że wyślesz klientowi wiadomość wraz z całą dyskusją wewnętrzną firmy na temat zlecenia.

Styl pisania

Jak napisać oficjalnego e-maila? Poprawnie! Nawet jeżeli przecinek i kropka to najrzadziej używane przyciski na Twojej klawiaturze, podczas tworzenia wiadomości w obiegu oficjalnym, stosuj znaki interpunkcyjne wszędzie tam, gdzie być powinny. Jeśli nie jesteś pewien, czy postawić przecinek lub kropkę, sprawdź to w Google – poradnia językowa PWN ma odpowiedź na większość wątpliwości tego rodzaju.

Nie stosuj też znaków specjalnych i interpunkcyjnych w nadmiarze. Jeśli z jakiegoś powodu chcesz wstawić trzykropek, to zrób trzy kropki, a nie dziesięć. Jeśli chcesz wstawić wykrzyknik lub znak zapytania, wystarczy jeden znak, a nie cała seria. Odpada również pisanie całych zdań z włączonym caps lockiem.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here